4 manieren waarop IT de productiviteit van vergaderingen kan verhogen
Het volledige potentieel van uw vergaderingen benutten
In elke baan zijn er vergaderingen. Veel vergaderingen zelfs. De gemiddelde zakelijke professional brengt elk jaar 40% van zijn tijd door in vergaderingen. Tijdens deze vergaderingen wordt 50% van de tijd niet productief ingevuld*.
Dat is tijd die een bedrijf niet mag verspillen. En hoewel u misschien geen controle heeft over het aantal vergaderingen in uw bedrijf, kunt u er zeker voor zorgen dat die vergaderingen zo productief en effectief mogelijk zijn.
Als IT-manager kunt u de kwaliteit van vergaderingen binnen uw organisatie beïnvloeden. Teams en afdelingen kunnen veranderen, maar technologie is het enige consistente onderdeel van elke vergadering. Veel vergaderelementen kunnen worden verbeterd met technologie om afleiding te verminderen en de productiviteit te maximaliseren.
Door elke ruimte uit te rusten met de juiste technologie, kunt u vergaderpraktijken ondersteunen die samenwerking en productiviteit stimuleren.
Het resultaat: vergaderingen waarbij elke deelnemer alert en betrokken is. Wanneer u de behoeften van uw eindgebruikers in gedachten heeft en een ruimte goed is gepland, dan kunt u elke vergadering bewuster maken.
Wat bedoelen we met mindful vergaderen?
Mindfulness is een beweging die enorm groeit. Meer mensen zijn gefocust op aanwezig, doelgericht en efficiënt zijn tijdens het werken vanuit huis of op kantoor
Wanneer we mindfulness in de vergaderruimte introduceren, leidt dit tot perfectie als het aankomt op productiviteit. De vergadering blijft op schema, de technologie werkt zoals bedoeld en niemand kijkt op zijn telefoon. Met een paar kleine veranderingen in uw vergaderruimtes kunt u mindful vergaderen.
Waarom is IT onmisbaar voor mindful vergaderingen?
1. Mindful-technologie zorgt ervoor dat u meer uit de ruimte haalt
Het is van cruciaal belang om technologie te kiezen die goed werkt met uw ruimte, want wanneer de juiste ruimte en de juiste technologie samenkomen, gebeuren er geweldige dingen.
Technologie kan elke vergaderruimte verbeteren om vergaderingen beter te laten verlopen. Als het een ruimte is om te brainstormen, overweeg dan een digitaal whiteboard. Als het een teamruimte is, zoek dan een camera die iedereen aan tafel duidelijk vastlegt. Als het een grote directiekamer is, voeg dan uitbreidingsmicrofoons toe zodat iedereen even duidelijk te horen is.
Technologie kan helpen om het meeste uit de hele ruimte te halen. Kijk met een frisse blik naar al uw vergaderruimtes, hoe mensen ze gebruiken, en breng de juiste veranderingen aan om het volledige potentieel van die ruimte te ontgrendelen.
2. Mindful vergaderen zonder afleiding
Als IT-manager weet u dat wanneer u uw werk goed doet, het moeilijk is voor mensen om het op te merken. Alles werkt perfect, dus niemand hoeft u te bellen!
Hetzelfde geldt voor goede technologie.
Mindful-technologie is technologie die deelnemers aan de vergadering de vrijheid geeft om zich op de vergadering zelf te concentreren, in plaats van zich zorgen te maken over wie er in het frame van de camera staat of hoe ze hun scherm kunnen delen.
Technologie moet intuïtief en toegankelijk zijn. Voor deelnemers betekent dit dat de ruimtetechnologie gebruiksvriendelijk moet zijn en minimale aanpassingen vereist. Voor IT betekent het dat ze de technologie op afstand kunnen beheren en bijwerken, waardoor minder directe tussenkomst nodig is.
3. Consistente gebruikerservaring vergroot succes
Houd het simpel.
Onderzoek heeft aangetoond dat wanneer er een consistente gebruikerservaring is in alle vergaderruimtes, vergaderingen% succesvoller zijn. Kiezen voor technologie die een consistente gebruikersinterface in vergaderruimtes biedt, maximaliseert ook de acceptatie door gebruikers. Gebruikers hoeven een nieuw systeem dan immers maar één keer te leren.
En wanneer u voor technologie kiest, loont het altijd om technologie te kiezen die is geoptimaliseerd voor de software die uw bedrijf al gebruikt.
4. Videogesprekken zijn boeiender
Als het gaat om mindful vergaderingen, draait het allemaal om menselijke verbinding.
Wanneer deelnemers aan een vergadering echt contact kunnen maken met iemand tijdens een videogesprek (vergeleken met een telefoongesprek), is de kans groter dat ze zich op de vergadering concentreren en tijdens de hele vergadering aandachtig blijven. Dit komt doordat ze iedereen goed kunnen zien en door iedereen duidelijk worden gezien.
Door elke ruimte uit te rusten met de juiste videotechnologie, kunt u slechte vergadergewoonten doorbreken die optreden bij telefoongesprekken, zoals telefooncontrole en laptopgebruik. Zo zorgt u ervoor dat iedereen bewuster deelneemt aan de vergadering.
Maak vergaderingen zinvoller
Door bewust te ontwerpen en rekening te houden met deelnemers, kunt u een paar kleine wijzigingen aanbrengen die een grote impact kunnen hebben op de manier waarop uw organisatie met vergaderingen omgaat. Zorg voor een gestroomlijnd vergaderproces en maximale productiviteit door de intuïtieve technologie te kiezen die bij de ruimte past.